Kupas Tuntas Electronic Data Interchange (EDI)

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

Pada tugas softskill kali ini saya akan membahas mengenai si EDI alias Electronic Data Interchange. Langsung aja tanpa basa-basi lagi berikut pembahasan mengenai EDI.

1. Pengertian Electronic Data Interchange (EDI)

Dalam literatur teknologi informasi lama, sering dibahas mengenai masalah EDI atau Electronic Data Interchange. Apa sebetulnya yang dimaksud dengan EDI tersebut? Douglas M.Lambert memberikan definisi sebagai berikut ini mengenai EDI:

EDI can be defined as interorganizational exchange of business
documentation in structured, machine processable forms

atau Margareth A.Emmelhaniz memberikan definisi yang agak sedikit berbeda, namun pada hakekatnya sama, yaitu:

EDI is the organization-to-organization, computer-to-computer
exchange of business data in a structured, machine-processable
format

Jadi, EDI pada hakekatnya adalah suatu saling hubungan bisnis melalui ‘dokumen’ mesin, sebagai pengganti dokumen kertas. Kalau dokumen kertas ditransfer melalui pos, kurir, atau facs, maka dokumen di EDI ditransfer melalui CPU (central processing unit) komputer. Dibandingkan dengan cara pembelian biasa, yaitu dengan surat pesanan dalam bentuk kertas, maka akan tampak berbeda seperti bagan di bawah ini.

Cara pengiriman atau saling pengiriman dalam EDI ini dapat dalam dua macam, yaitu:

Langsung ke beberapa pihak (one-to-many)
Melalui perantara ke beberapa pihak (many-to-many)

2. Sejarah Perkembangan

Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Supply Company (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. Di waktu yang bersamaan, punched card-punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui saluran telepon standar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian dikerjakan secara biasa.

Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah sakit di Amerika Serikat. Ketidakakuratan pemesanan berkurang, waktu pengiriman menjadi lebih cepat, dan permasalahan kekurangan inventori pun dapat diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit tersebut. Dalam beberapa tahun ke depan, EDI yang sebelumnya hanya berbasis sistem one-to-one seperti yang pertama kali digunakkan oleh AHSC, kemudian berkembang menjadi pasar-pasar elektronik baru yang berisi komunitas-komunitas industri pelanggan, pemasok, penghasil, dan fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi suatu nilai penting dalam kemitraan perdagangan.

3. Keuntungan dalam penggunaan EDI

Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.

4. Biaya yang Terkait dengan Penggunaan EDI

Setiap penggunaan teknologi baru tentu mengandung untung rugi, baik dalam hal-hal yang menyangkut biaya maupun hal-hal yang di luar biaya. Demikian juga mengenai penggunaan teknologi EDI. Sejauh yang menyangkut biaya, EDI memberikan potensi keuntungan-keuntungan dan kerugian-kerugian.

Beberapa potensi keuntungan dalam hal pengurangan biaya yang dapat disebutkan antara lain

ialah: